Fundamentos de aprendizaje de la cuarta dimensión

Introducción: Por qué los menús son más importantes de lo que crees

En la Parte I de esta serie, establecimos un vocabulario de trabajo: a lo largo de este documento, 4D significa 4th Dimension (ahora conocida como 4D) y FMP significa FileMaker Pro. Una vez resueltas esas definiciones, la Parte III pasa a algo que es fácil de subestimar: la barra de menú.

Los menús son el esqueleto de la experiencia del usuario de una aplicación de base de datos. Antes de que un usuario haga clic en un botón de un diseño, escanea la barra de menú para responder una pregunta básica: ¿qué puedo hacer aquí? En FileMaker Pro, esa pregunta tiene una respuesta fija.

La barra de menú está bloqueada en gran medida por la plataforma, por lo que la única palanca real del desarrollador es colocar botones en diseños que llaman a scripts. En 4D, el desarrollador tiene una verdadera elección, y esa elección conlleva responsabilidad.

4D le permite crear barras de menú, menús y elementos de menú personalizados. Esa flexibilidad es una ventaja real, pero obliga a tomar una decisión de diseño que los desarrolladores de FMP nunca tienen que tomar: ¿qué deberían contener realmente los menús? El propósito de esta parte es ayudarle a decidir cuáles deberían ser la barra de menú básica, los menús y los elementos de menú en una base de datos 4D personalizada. Lo que sigue es el fundamento detrás de esas opciones, además de una estructura de menú de punto de partida sugerida.

Estas sugerencias son además de cualquier menú especial que cree para las necesidades específicas del programa. Y son sugerencias; seguramente habrá casos en los que no encajen. Pero para la mayoría de las bases de datos, merecen una seria consideración.

Conclusiones clave

• 4D le permite crear barras de menú, menús y elementos de menú personalizados; FileMaker Pro en gran medida no lo hace, dejando los botones de diseño como la herramienta principal del desarrollador de FMP.
• Los menús personalizados le brindan poder y control, pero también exigen un diseño deliberado: una barra de menú es un contrato con sus usuarios.
• Un punto de partida sensato es estudiar qué presentan ya FMP, el entorno de usuario de 4D y el entorno de usuario predeterminado de 4D Foundation, y luego adaptarlos.
• Foundation es un complemento de 4D muy apreciado que vale la pena adoptar una vez que domines los conceptos básicos.
• El diseño del menú debe estar impulsado por el flujo de trabajo del usuario, no por la estructura de tablas interna del desarrollador.
• La coherencia entre los menús (nombramiento, orden, atajos de teclado) es más importante que cualquier elemento de menú ingenioso.

Cuándo empezar a pensar en los menús

Una vez que el desarrollo de su base de datos esté en marcha, debe comenzar a pensar en la mecánica de cómo el usuario utilizará realmente lo que ha creado. Este es un cambio de mentalidad. Al principio de un proyecto, usted piensa en tablas, campos, relaciones y código. Más adelante —e idealmente antes de que haya avanzado demasiado— debe pensar en la interacción.

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El momento es importante porque la estructura del menú tiende a reflejar el flujo de trabajo de su aplicación. Si diseña los menús tarde, a menudo descubre que su flujo de trabajo tiene lagunas incómodas: una tarea que el usuario necesita realizar no tiene un lugar natural en la barra de menú, o dos menús se superponen de manera confusa. Diseñar los menús con antelación le obliga a articular el recorrido del usuario en un lenguaje sencillo.

Con FMP, dado que no puede cambiar la barra de menú, solo tiene una opción: botones en diseños que llaman a scripts. Esa restricción no es necesariamente mala: empuja todo hacia el diseño, donde ya está la atención del usuario.

Con 4D, tiene mucha más flexibilidad. Además de los botones, puede crear barras de menú, menús y elementos de menú personalizados. La idea de los menús personalizados es excelente y proporciona poder y control sobre su programa de base de datos. También requiere que el desarrollador piense seriamente en cuáles deberían ser esos menús.

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Estudiar los valores predeterminados antes de desviarse

Para investigar qué debería considerarse un punto de partida para decidir los menús, resulta útil observar lo que ya existe. Tres puntos de referencia son especialmente útiles:

• Los menús estándar de FileMaker Pro: una convención madura y ampliamente comprendida que muchos de sus usuarios ya conocerán.
• Los menús del entorno de usuario de 4D: lo que 4D presenta a los usuarios de forma inmediata.
• Los menús predeterminados del entorno de usuario de 4D Foundation: una base de referencia de terceros que refleja años de experiencia práctica en desarrollo 4D.

La comparación de estos tres revela dónde coinciden las convenciones y dónde divergen. Cuando los tres están de acuerdo, hay pruebas sólidas de que un elemento del menú pertenece. Cuando divergen, usted debe tomar una decisión de diseño y, por lo general, tendrá una buena razón para elegir la opción que coincida con la experiencia previa de sus usuarios.

Una nota sobre Foundation: para aquellos que no estén familiarizados con él, Foundation es un producto excelente que puede mejorar enormemente su desarrollo en 4D. Una vez que haya dominado los conceptos básicos de 4D, se recomienda encarecidamente comprar Foundation. Para obtener información sobre Foundation, consulte DataCraft, Inc. (el proveedor detrás del producto).

Qué cubre esta parte

Esta parte de la Serie de Aprendizaje de 4D explica:

• Definiciones
• Comparación de menús estándar de FMP y 4D
• Creación de menús personalizados de 4D
• Comparaciones del menú Archivo
• Sugerencias del menú Archivo
• Otras comparaciones de menús
• Sugerencias del menú Registros
• Pantalla de presentación (splash screen) personalizada

Cada uno de estos puntos se basa en el anterior. Las comparaciones establecen la materia prima; las sugerencias convierten ese material en un punto de partida concreto que puede adaptar.

Un marco práctico para decidir el contenido del menú

En lugar de copiar cualquier barra de menú al por mayor, utilice un marco de decisión. Para cada elemento de menú candidato, pregunte:

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1. ¿El usuario lo necesita con frecuencia? Las acciones frecuentes obtienen una ubicación de nivel superior o un atajo de teclado.
2. ¿Es descubrible? Si un usuario nunca adivinaría que la función existe, necesita un menú de inicio visible.
3. ¿Pertenece a una familia reconocible? Las operaciones de archivo, las operaciones de edición, las operaciones de registro y la navegación forman agrupaciones naturales.
4. ¿Es destructiva? Las acciones destructivas (eliminar, reemplazar) merecen una ubicación cuidadosa y, a menudo, diálogos de confirmación.
5. ¿Es solo para desarrolladores? Los elementos administrativos o de diagnóstico deben estar separados de la barra de menú del usuario cotidiano, u ocultos por completo en una solución implementada.

Una comparación útil de las posiciones iniciales de las dos plataformas:

Consideración	FileMaker Pro	4D
¿Puedes cambiar la barra de menú?	En gran medida no	Sí: barras de menú, menús y elementos personalizados
Herramienta de interacción primaria	Botones de diseño que llaman a scripts	Botones y menús personalizados
Donde reside el flujo de trabajo	En el diseño	Dividido entre el diseño y la barra de menú
Carga de diseño	Menor (menos opciones)	Mayor (más opciones que hacer correctamente)
Riesgo	Es posible que los menús no se ajusten a su flujo de trabajo	Los menús pueden confundir a los usuarios si están mal diseñados

La compensación es clara: 4D le brinda más control, pero el control sin disciplina produce una barra de menú peor que la fija con la que comenzó.

Diseñar menús en torno al flujo de trabajo, no a las tablas

Un error común entre los desarrolladores nuevos en menús personalizados es reflejar la estructura de la base de datos. Crean un menú para cada tabla, o un elemento de menú para cada grupo de campos. Esto parece organizado para el desarrollador, pero normalmente no tiene sentido para el usuario, que piensa en términos de tareas, no de tablas.

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En su lugar, organícese en torno a los verbos: crear, buscar, editar, imprimir, exportar, navegar. Estos se corresponden con lo que los usuarios realmente quieren lograr. Un menú orientado a registros, por ejemplo, agrupa naturalmente acciones como crear un nuevo registro, duplicar uno, eliminar uno y moverse entre registros, porque todas ellas son variaciones de la misma tarea subyacente.

Esta es también la razón por la que el menú Registros merece su propio tratamiento específico. Las operaciones a nivel de registro se encuentran entre las acciones realizadas con más frecuencia en cualquier base de datos y conllevan el mayor riesgo de pérdida accidental de datos. Hacer que ese menú sea correcto (etiquetas claras, orden lógico, valores predeterminados seguros) rinde dividendos en toda la aplicación.

Consistencia, atajos y el juego a largo plazo

Dos detalles separan una barra de menú profesional de una amateur.

Consistencia. Use los mismos verbos en todas partes. Si “Eliminar” significa quitar un registro en un menú, no utilice “Eliminar” para significar quitar un valor de campo en otro. Los usuarios construyen un modelo mental a partir de sus etiquetas, y la inconsistencia erosiona la confianza.

Atajos de teclado. Los usuarios avanzados viven en el teclado. La asignación de atajos estándar (los que los usuarios ya conocen por su sistema operativo y por FMP) reduce drásticamente el tiempo de capacitación. Cuando un atajo ya sea una convención de la plataforma, sígalo en lugar de inventar el suyo propio.

También hay una consideración a largo plazo: los menús son difíciles de cambiar una vez que los usuarios los han aprendido. Cada elemento del menú que agrega es un compromiso. Este es un argumento a favor de empezar de forma austera y agregar deliberadamente, en lugar de lanzar una barra de menú desmesurada desde el primer día.

Pantalla de presentación personalizada

Una pantalla de presentación personalizada es un toque pequeño pero significativo. Le da una identidad a su aplicación, comunica información de la versión y puede servir como un lugar natural para mostrar los detalles de contacto de soporte o licencia.

En una aplicación 4D, la pantalla de presentación también es una oportunidad para orientar al usuario, explicando brevemente para qué sirve la base de datos y por dónde empezar. Sea breve, que se pueda omitir y nunca permita que impida que el usuario se ponga a trabajar.

Agradecimientos

Un agradecimiento especial a todos aquellos en la lista databasics que ofrecieron comentarios y sugerencias sobre menús personalizados. Las listas de discusión de la comunidad como databasics fueron, y siguen siendo, uno de los recursos más valiosos para los desarrolladores de 4D y FileMaker que trabajan con problemas de diseño reales.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo personalizar la barra de menú en FileMaker Pro de la misma manera que en 4D?

FileMaker Pro bloquea deliberadamente gran parte de su barra de menú para mantener la coherencia de las soluciones y proteger el comportamiento a nivel de plataforma. La consecuencia práctica es que los desarrolladores de FMP expresan el flujo de trabajo a través de botones de diseño y scripts en lugar de menús.

4D adopta el enfoque opuesto, exponiendo barras de menú, menús y elementos de menú personalizados al desarrollador. Ninguna de las dos filosofías es intrínsecamente mejor: simplemente colocan la carga del diseño en diferentes lugares.

¿Qué es Foundation y lo necesito?

Foundation es un complemento de 4D de terceros que amplía la plataforma y proporciona un entorno de usuario predeterminado maduro, entre otras cosas. No es necesario para crear una base de datos 4D, pero es ampliamente respetado y puede ahorrar un esfuerzo de desarrollo considerable. El camino sensato es dominar primero el núcleo de 4D y luego evaluar Foundation una vez que comprenda qué está reemplazando o aumentando.

¿Debo copiar la estructura del menú de FileMaker Pro en mi aplicación 4D?

No íntegramente. Los menús de FMP son una referencia útil porque muchos de sus usuarios ya los conocerán, pero reflejan las capacidades de FMP, no las suyas. Utilice los menús de FMP, el entorno de usuario de 4D y los valores predeterminados de Foundation como tres puntos de comparación, y luego diseñe una barra de menú que se ajuste a su flujo de trabajo específico. Cuando los tres coinciden, tiene una señal fuerte; donde divergen, decida deliberadamente.

¿Cuántos elementos del menú son demasiados?

No hay un número fijo, pero el principio rector es que cada elemento es un compromiso que los usuarios deben aprender. Empiece de forma sencilla, agrupe acciones relacionadas en submenús y reserve los espacios de nivel superior para las tareas más frecuentes. Si un elemento de menú existe solo para una tarea administrativa poco común, considere moverlo a un menú de desarrollador separado u ocultarlo en la solución implementada.

¿Dónde deberían estar las operaciones a nivel de registro?

Las operaciones de registro —crear, duplicar, eliminar y navegar entre registros— son frecuentes y a menudo destructivas, por lo que merecen un menú de Registros dedicado con etiquetas claras y valores predeterminados seguros. Agruparlas coincide con la forma en que los usuarios piensan sobre la tarea y facilita la aplicación de un comportamiento de confirmación consistente para cualquier acción que pueda provocar la pérdida de datos.

¿Realmente importan los atajos de teclado para una aplicación de equipo pequeño?

Sí. Incluso en una implementación pequeña, un puñado de usuarios avanzados realizará la mayor parte de la entrada de datos, y los atajos reducen drásticamente su esfuerzo. Más importante aún, seguir los atajos estándar de la plataforma reduce la curva de aprendizaje para todos, porque los usuarios pueden transferir hábitos que ya tienen de su sistema operativo y de otras herramientas de bases de datos.

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